• La mise à jour de votre statut directement depuis Outlook ;
• Définir votre statut en fonction de la musique lue dans iTunes ou Windows Media Player ;
• Voir le statut de vos amis ;
• Etre averti des notifications Facebook (ajout d’un nouvel ami, invitations, poke, etc.) ;

Pour télécharger FBLook, rendez-vous sur :

Exécutez le programme d’installation puis lancez une nouvelle instance d’Outlook. Remarquez l’apparition d’une nouvelle barre de fonctionnalités sous l’onglet Compléments.

Celle-ci est divisée en 2 parties. D’un côté, vous pouvez saisir le statut de votre profil – 3 sont proposés en pré-réglages ; de l’autre, on retrouve toutes les notifications en rapport avec votre profil.

Capture d'écran - Outlook 2010, barre d'outils FBLook

L’icône Facebook est un accès rapide vers le Web tandis que le menu FBLook permet d’effectuer la mise à jour des notifications.

Dans un premier temps, il est nécessaire de se connecter à votre compte Facebook puis d’autoriser l’interaction entre celui-ci et le plugin FBLook.

Capture d'écran - Autorisation requise pour lier FBLook et votre compte Facebook

Cliquez donc sur Autoriser les mises à jour de statut, fermez la fenêtre puis faites OK dans Outlook.

Vous voici opérationnel pour travailler tout en utilisant Facebook !

La convergence de l’Internet est plus que jamais en marche avec cette nouvelle version 2010 de Outlook. Réseaux sociaux, messages vocaux, SMS, etc. sont autant de moyens de communication adaptés pour des besoins spécifiques mais qui sont centralisés par le PC. Vivement le support de LinkedIn et de Twitter !

Partie client, module Office Live Workspace sous Microsoft Office

Dès le lancement d’un des logiciels Office compatibles, un message de bienvenu dans le programme Live Workspace s’affiche. Fermez le puis cliquez sur le bouton Office. Là, remarquez l’apparition de 2 nouveaux menus :

• Ouvrir à partir d’Office Live ;
• Enregistrer dans Office Live ;

Dans les 2 cas, une seule option possible : Se connecter à Office Live Workspace bêta.

Capture d'écran - Menu Office, module de connexion à Office Live Workspace

Une boite de dialogue vous invite à vous connecter à l’aide de vos identifiants Windows Live – également utilisé pour MSN Messenger.

Capture d'écran - Module de connexion Office Live

Une fois votre document créé, il vous suffit de dérouler le menu Enregistrer dans Office Live puis de choisir un espace de travail – en anglais workspace, l’espace Documents étant créé par défaut.

Capture d'écran - Office 2007, module d'enregistrement Live

De la même manière que vous enregistreriez un document sur votre disque dur, il suffit d’indiquer un nom puis de cliquez sur Enregistrer. La seule différence tient dans le fait que le document sera sauvegardé en ligne et donc accessible depuis n’importe quel ordinateur.

Capture d'écran - Office Live Workspace, sauvegarde sur le serveur

Vous l’aurez compris, l’ouverture et l’enregistrement de documents textes, feuilles de calculs ou présentation n’a rien de compliqué avec le module Office Live Workspace. Voyons à présent comment s’organise la gestion en ligne car n’oublions pas qu’il s’agit avant tout d’un outil de travail collaboratif via Internet.

Partie Web, gestion des documents en ligne

On l’a vu, vous devez utiliser vos identifiants de connexion Live pour profiter de ce service. Rendez-vous sur le site : http://workspace.officelive.com puis cliquez sur le bouton vert Se connecter si ce n’est déjà fait.

Capture d'écran - Site officiel de Office Live Workspace

Une fois connecté, la colonne de gauche vous permet de parcourir les différents espaces de travail. Remarquez la présence de l’espace Documents qui devrait contenir le document que nous avons enregistré précédemment.

Capture d'écran - Environnement de travail Office Live

A partir de là, plusieurs options vous sont proposées dans la barre d’outils :

• New : créez de nouveaux documents tels que des notes, des listes, un document Word, une feuille de calcul Excel, un présentation PowerPoint, etc. ;
• Add Documents : la fonction d’ajout de document qui ne se limite pas à des documents Office. Bien sûr, tous les formats ne seront pas visibles en ligne mais téléchargeables néanmoins ;
• Delete, Cut, Copy et Paste : les traditionnels Supprimer, Couper, Copier et Coller ;
• Share : la très utile fonction Partager qui vous permettra de distribuer vos documents par e-mail mais aussi en conférence via la fonction Share Screen basée sur Office Shared View ;

De nombreuses autres fonctionnalités sont présentes parmi lesquelles on retiendra :

• La gestion de versions de documents : utile pour retourner à une étape antérieure ;
• La création d’espaces de travail thématique : espace vierge, scolaire, professionnel, personnel ;

Actuellement en version Bêta, Office Live Workspace est un atout majeur dans la collaboration en ligne. Dans le domaine du cloud computing – l’informatique dans les nuages, on retrouvera le concurrent Google Apps mais qui souffrira de l’absence d’un logiciel de bureautique ainsi que le support des documents Office 2007.

Microsoft Office Shared View est constitué d’une simple barre d’outils placée en haut de votre écran et disposant des fonctionnalités suivantes :

• Gestion des participants : un code secret est automatiquement généré de sorte que seuls les utilisateurs le connaissant puissent rejoindre la session. Bien entendu, vous pouvez envoyer des invitations à l’ensemble de vos contacts ;
• Partage de documents : l’objectif d’un tel outil est avant tout de collaborer à plusieurs sur différents documents de la suite Office (un document Word avec le système de révisions identifiant automatiquement les personnes concernées, une présentation PowerPoint, etc.) ;
• Partage d’applications : là encore, une des fonctionnalités les plus intéressantes consiste à partager une application de votre Bureau ou la totalité de votre écran avec les autres participants ;
• Chat privé : une fenêtre de conversation permet de discuter avec les participants ;

Le seul reproche que j’adresserai à Office Shared View est l’absence regrettable de la prise en charge du son et de la vidéo. Mais bon, rien ne vous empêche de lancer Skype en parallèle !

Création d’un session collaborative

Pour commencer à travailler en équipe, téléchargez puis installez l’application Shared View :

Une fois installée, cliquez sur le gros bouton en haut à gauche de la barre d’outils pour afficher le menu – de la même manière que le bouton Office dans sa version 2007.

Connexion Windows Live

La première étape consiste à se connecter à l’aide de votre compte Passport ou que l’on appelle également Windows Live ID. En d’autres termes, vous pouvez utiliser vos identifiants Messenger.

Capture d'écran - Office Shared View, connexion au compte Windows Live

Lorsque vous aurez saisi votre adresse de messagerie ainsi que votre mot de passe, cliquez sur le bouton Se connecter. Éventuellement, cochez la case Mémoriser mes informations et me connecter automatiquement pour plus de facilité.

Lancement d’une nouvelle session

Une fois connecté, cliquez de nouveau sur le bouton du menu principal puis faites Démarrer une nouvelle session. Patientez quelques instants pour obtenir les informations de connexion que vous devrez envoyer à vos contacts puis cliquez sur Démarrer.

Ces informations de connexion à la conférence peuvent être copiées dans le presse-papier puis envoyées par e-mail. De même, en ouvrant le menu principal, un aperçu résume les données de session avec notamment le mot de passe pour pouvoir rejoindre la réunion.

Prise de contrôle à distance

Comme indiqué dans la présentation des fonctionnalités de Office Shared View, il est possible de partager une fenêtre d’application mais aussi d’en laisser le contrôle à l’un de vos participants. Un simple clic sur le bouton Partager affichera une liste d’applications à partager ou la totalité de l’écran. Dans la liste déroulante intitulée Contrôle, sélectionnez l’utilisateur autorisé à prendre le contrôle à distance. Bien entendu, vous pourrez reprendre la main à tout moment.

Capture d'écran - Office Shared View, partage d'une application à distance

Pour quels usages ?

Office Shared View peut être utilisé dans de nombreuses situations dont :

• Le travail collaboratif en équipe : vous travaillez sur le même projet dans votre entreprise et les distances vous séparent ;
• Le travail étudiant : chacun chez soi avec une connexion Internet et vous n’aurez plus d’excuses pour ne pas bosser vos exposés et autres mémoires ;
• Le dépannage informatique : votre PC plante sans arrêt, alors faites vous aider en laissant le contrôle de votre PC à un ami. Cette méthode est beaucoup plus simple à mettre en œuvre que l’Assistance à distance de Windows ;

Vous avez d’autres idées quant à l’utilisation concrète de Microsoft Office Shared View ? Partagez votre expérience avec la communauté Protuts.

Twitter Inbox (ou TwInbox) agit comme une barre d’outils dans Outlook. La timeline s’affiche à la place des emails et un champ de saisie vous permet de poster des tweets. Tout cela sans quitter Outlook.

Configuration du plugin

Une fois TwInbox téléchargé et installé, cliquez, dans la nouvelle barre d’outil, sur TwInbox puis Options. Sous l’onglet Account, saisissez votre identifiant et mot de passe Twitter.

Capture d'écran - TwInbox options (onglet Account)

Sous Receiving, nous allons changer le dossier de destination des Tweets de façon à ce que Twitter ne soit pas mélangé avec votre courrier. Pour cela, cliquez sur Select Folder, Nouveau, nommez le dossier puis cliquez sur OK.

Capture d'écran - TwInbox options (onglet Receiving)

Validez le tout en cliquant sur OK.

Votre compte Twitter est désormais opérationnel. Toute la timeline apparaît dans le dossier Twitter que vous venez de créer.

Capture d'écran - Affichage de la timeline dans Outlook 2007

Pour envoyer un DM, faire un RT, ou un Reply, cliquez sur un tweet puis, dans la barre d’outil TwInbox, cliquez sur le bouton correspondant (d, @, RT).

Pour poster un nouveau message, 2 solutions :

• Cliquez sur le bouton New. Saisissez votre message, ajoutez des images (via le bouton Options), raccourcissez vos liens (bouton TinyURL) et postez votre message à l’aide du bouton Update.
  

  Capture d'écran - Composition d'un tweet

• Utilisez le champ de saisie prévu à cet effet. Pour l’activer, retournez dans les options, puis sous l’onglet UI (User Interface), cochez la case Post Tweet input field.
  

  Capture d'écran - TwInbox Options (onglet UI)

Seul reproche à cette extension : aucune gestion des followers et des following n’est présente !

De cette manière, toutes vos communications sont centralisées dans un seul et même endroit : vous pouvez faire de même pour vos flux RSS (Google Reader), vos mails et contacts (Gmail) et bénéficier ainsi de toutes les fonctionnalités offertes par le logiciel de Microsoft.

Connectez-vous à Google Reader. Dans la barre latérale gauche, cliquez sur Gérer mes abonnements.

Capture d'écran - Google Reader

Sous l’onglet Importer/Exporter, cliquez sur le lien Exporter vos abonnements sous forme de fichier OPML. Enregistrer ce fichier sur votre ordinateur.

Capture d'écran - Exportation des abonnements

Importation des flux RSS dans Outlook

Ouvrez Outlook. Cliquez sur Fichier puis Importer et Exporter. Optez pour la ligne Importer des flux RSS à partir d’un fichier OPML et faites Suivant.

Capture d'écran - Assistant d'importation de vos flux RSS dans Outlook (1)

Recherchez le fichier précédemment téléchargé à l’aide du bouton Parcourir, puis cliquez sur Suivant.

Capture d'écran - Assistant d'importation de vos flux RSS dans Outlook (2)

Cochez les flux que vous souhaitez importer, ou optez cliquez sur Sélectionner tout pour importer la totalité des flux. Cliquez sur Suivant.

Capture d'écran - Assistant d'importation de vos flux RSS dans Outlook

Achever l’opération en cliquant sur Terminer.

Capture d'écran - Assistant d'importation de vos flux RSS dans Outlook (4)

Pour visualiser vos abonnements, déroulez l’arborescence Flux RSS, et cliquez sur l’un deux.

Capture d'écran - Fenêtre de visualisation de vos flux RSS

De cette manière, une seule application qui centralise toutes vos données, et fonctionnelle en mode hors connexion. Plus besoin de navigateur web !

Commencez par vous connecter à votre compte Gmail. Dans la barre latérale gauche, cliquez sur le lien Contacts.

Capture d'écran - Contacts Gmail

En haut à droite, cliquez sur le lien Exporter.

Capture d'écran - Exportation des contacts Gmail

Les informations de quel contact voulez-vous exporter ?

• Soit un groupe de contacts (Famille, Amis…) ;
• Soit la totalité des contacts ;

Capture d'écran - Paramètres d'exportation des contacts Gmail

Quel format d’exportation ?

Optez pour la seconde case à cocher Format CSV. Puis cliquez sur le bouton Exporter. Enregistrer le fichier sur votre ordinateur.

Importation de vos contacts dans Outlook 2007

Ouvrez l’application Outlook et cliquez sur le bouton Contacts.

Capture d'écran - Contacts Outlook 2007

Cliquez ensuite sur Fichier puis sur Importer et Exporter. Optez pour la ligne Importer à partir d’un autre programme ou fichier et faites Suivant.

Capture d'écran - Assistant d'importation des contacts (1)

Choisissez la dernière ligne de la liste, c’est à dire, Valeurs Séparées par une Virgule (Windows), soit en Anglais, Comma Separated Values (CSV), puis faites à nouveau Suivant.

Capture d'écran - Assistant d'importation des contacts (2)

Rechercher le fichier à importer sur votre ordinateur via le bouton Parcourir (celui que vous venez de télécharger).

Capture d'écran - Assistant d'importation des contacts (3)

Vous avez ensuite le choix de :

• Remplacer les doublons par les éléments importés : les contacts en double déjà existants sont remplacés par les nouveaux ;
• Autoriser la création de doublons : 2 contacts identiques sont possibles ;
• Ne pas importer les doublons : il n’y aura pas 2 fois le même contact ;

Une fois votre choix effectué (par précaution n’opter pas pour le 1er choix), faites Suivant.

Sélectionner ensuite un dossier de destination dans la liste et cliquez sur Suivant.

Capture d'écran - Assistant d'importation des contacts (4)

Le récapitulatif de l’opération à venir s’affiche. Vous pouvez :

• Terminer l’opération en cliquant sur Terminer (impossible d’annuler) ;
• Changer le dossier de destination via le bouton Modifier la destination ;
• Champs Personnalisés : pour s’assurer que les champs des contacts Google concordent avec ceux de Outlook… ;

Capture d'écran - Assistant d'importation des contacts (5)

Une fois l’importation terminée, vos contacts apparaissent dans Outlook.

Une méthode d’importation/exportation des contacts relativement simple à mettre en place mais assez long il faut le dire !

Capture d'écran - Outlook 2007, menu Outils

Ouvrez donc l’éloquent module intitulé, Centre de gestion de la confidentialité.

Capture d'écran - Outlook 2007, centre de gestion de la confidentialité

Rendez-vous à présent dans le module Compléments.

Cliquez ensuite sur le bouton Atteindre… en veillant à ce que Compléments COM soit bien sélectionné dans la liste déroulante Gérer.

Une nouvelle boite de dialogue fait son apparition. Désélectionnez les extensions inutiles en prenant garde à ne pas désactiver celles qui vous sont utiles.

Capture d'écran - Outlook 2007, gestion des modules complémentaires

Lorsque vous sûr de vos choix, validez le tout en cliquant sur le bouton OK.

Certains compléments ne peuvent pas être désactivés pour des raisons de sécurité. Pour contrer cela, exécutez le programme en tant qu’administrateur – via le menu contextuel, puis opérez les modifications souhaitées.

Sous Windows 7, si Outlook est épinglé à la barre des tâches, maintenez Ctrl + Maj enfoncés puis cliquez sur l’icône. Si nécessaire, passez outre l’avertissement de sécurité. Cette manipulation permet de lancer rapidement un programme en tant qu’administrateur.

Un bon moyen de gagner en performances sans pour autant perdre des fonctionnalités essentielles, ni que cela soit irréversible.

Capture d'écran - Word 2007, menu Office

Cliquez à présent sur le bouton Options Word.

Dans le module Enregistrement, cliquez sur le bouton Parcourir… pour le champ Dossier par défaut. Le plus pratique est d’indiquer le dossier Documents généralement prévu à cet effet.

Capture d'écran - Word 2007, définition d'un nouvel emplacement de stockage

Cependant, agissez en fonction de vos besoins. Pourquoi ne pas définir un emplacement couramment utilisé et vous évitez ainsi une exploration fastidieuse ? L’explorateur Windows n’étant pas vraiment ergonomique…

Validez en cliquant sur OK puis répétez l’opération pour chacun des logiciels Office.

Désormais, finies les recherches incessantes du bon dossier de destination !

Télécharger et installer ce petit programme répondant au nom de UBitMenu, de quelques kilos sur votre PC via ce lien :

Accéder à l’ancienne interface

Ouvrez le programme de la suite Office 2007 de votre choix puis cliquez sur l’onglet Menu. Admirez le résultat (ici pour Word) :

Vous voici revenu à l'ancienne interface !

Testé sous Office 2007 SP1 : pas de problème à signaler.

Tout d’abord, cliquez sur ce lien pour télécharger l’add-on iSpring (gratuit) pour PowerPoint, puis installez le.

Conversion du diaporama (.pptx) en Flash (swf)

Ouvrez la présentation PowerPoint de votre choix. Sous l’onglet iSpring Free, cliquez sur Publish.

Fonction Publication - Add-on iSpring pour PowerPoint 2007

Dans la nouvelle fenêtre, saisissez le nom du fichier SWF dans le champ Presentation Title. Choisissez le dossier où sera sauvegardé votre fichier via le bouton Browse (Parcourir).

Dans la partie Slide range, choisissez le nombre de diapos à convertir :

• All slides : toute la présentation
• Selected Slides : diapos sélectionnées (via le mode Trieuse de diapos, maintenez la touche CTRL enfoncée et cliquez sur les diapos souhaitées)

D’autres options sont disponibles dont voici les principales :

• Generate HTML : créer un fichier HTML contenant le fichier SWF
• Start presentation automatically : démarrage automatique
• Looped playback : répéter en boucle la présentation
• Change all slides automatically : passage à la diapositive suivante automatisé
• Advance animations on mouse click : pouvoir passer les animations en cliquant
• …

Options de publication - iSpring, add-on pour PowerPoint 2007

Les réglages terminés, cliquez sur Publish. Patientez quelques instants (plusieurs minutes s’il y a des vidéos) pour convertir votre présentation au format SWF (Flash). Voici un exemple de résultat final dans une page web :

Fichier PowerPoint converti en Flash et intégré dans une page HTML - iSpring, add-on pour PowerPoint 2007

Ouvrez le dossier d’enregistrement pour y trouver le fichier SWF, et d’autres fichiers si vous avez cochez la case Generate HTML.

Conclusion & liens relatifs

iSpring est un add-on très simple d’utilisation et pratique pour convertir ses présentations PowerPoint et les intégrer dans un site web. Une version Pro (payante) existe : elle propose des options supplémentaires comme des apparences supplémentaires pour la visionneuse, la possibilité d’intégrer un logo, etc…

Site de l’extension pour PowerPoint : iSpring

Articles complémentaires sur Protuts pour PowerPoint

• 5 conseils pour bien préparer et présenter son diaporama PowerPoint
• 10 étapes pour créer une présentation PowerPoint professionnelle