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Organiser vos mails en utilisant des couleurs dans Outlook 2007


Newsletters, suivis de commentaires, spams… mais comment distinguer les mails qui nous sont personnellement adressés de cette masse de courriers automatiquement générés et qui ne cesse d’alourdir notre boîte de réception ? Pour répondre à une telle question, plusieurs voies existent. Celle que j’ai retenue consiste à coloriser les mails à l’aide de Outlook 2007. Voyez la vie en rose !

Présentation

Outlook 2007 dispose d’une fonctionnalité – plutôt cachée, permettant d’attribuer la couleur de son choix aux messages en provenance d’un destinataire ou envoyé à une adresse particulière.

Ainsi, vous pouvez très simplement assigner la couleur rouge aux mails expédiés par une personne importante.

Autre cas de figure : si vous gérez plusieurs adresses emails à l’aide d’un même compte – par exemple, dans le cas d’une redirection de votre courrier vers votre compte principal, vous avez la possibilité d’assigner une couleur spécifique aux courriels envoyés à l’une de vos adresses particulières.

La mise en place d’une telle astuce est fort simple.

Applications

Ouvrez Outlook 2007, cliquez sur le menu Outils puis sur Organiser.

Capture d'écran - Outlook 2007, organisation de la boîte de réception
Capture d'écran - Outlook 2007, organisation de la boîte de réception

Le volet Organiser le dossier boîte de réception s’affiche alors. Cliquez sur le second onglet qui nous intéresse, à savoir : En utilisant des couleurs.

Capture d'écran - Outlook 2007, organisation de la boîte de réception
Capture d'écran - Outlook 2007, organisation de la boîte de réception

C’est ici que nous allons appliquer l’un des 2 cas de figures cités précédemment.

Dans la situation où vous souhaitez afficher d’une couleur prédéfinie les messages d’un expéditeur particulier :

  • Déroulez la liste et optez pour de (option par défaut) ;
  • Sélectionnez le ou les messages en question ou saisissez l’adresse e-mail directement dans le champ prévu à cet effet ;
  • Choisissez une couleur ;
  • Appliquer la couleur via le bouton du même nom ;

Dans la situation où vous souhaitez définir une couleur pour les messages envoyés à une adresse particulière :

  • Déroulez la liste et optez pour envoyés à ;
  • Sélectionnez le ou les messages en question ou saisissez l’adresse e-mail directement dans le champ prévu à cet effet ;
  • Choisissez une couleur ;
  • Appliquer la couleur via le bouton du même nom ;

Approfondir

Toujours dans le même volet d’organisation de votre boîte de réception, vous avez la possibilité de paramétrer une couleur spécifique pour les messages dont vous êtes l’unique destinataire.

Pour cela, choisissez une couleur puis cliquez sur Activer.

Cette astuce peut être utile dans le cas où vous êtes abonnés à de nombreuses newsletters car elle permet de faire le tri entre vos e-mails personnels et le reste.

Alors convaincus ? Envie de mettre de la couleur dans vos courriels ?

12 commentaires

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  • Maelly34

    J’avais cette fonctionnalité avec outlook précédemment. Par contre avec outlook 2010 je n’arrive pas à faire fonctionner la couleur des mails en fonction des noms expéditeurs. On ne peut que classer les mails par catégorie ce qui ne permet pas du tout un visuel pratique.
    Quelqu’un aurait-il une solution ?
    Merci d’avance

  • Kibald

    Bonjour,

    J’ai tenté d’utiliser cette fonction pour coloriser certains message.
    Malheureusement, chaque fois que je change de dossier et que je reviens sur celui ou j’étais, les couleurs on disparu. J’ai l’impression qu’Outlook ne conserve pas mes règles de mise en forme automatique.

    Comment cela se fait il ?

  • Daniella

    Bonjour,
    Après maintes recherches j’ai trouvé le moyen de garder la couleur sur les adresses de certains de mes expéditeurs.
    C’est quand même sous forme de règle.
    Il faut aller sur :
    Affichage/Paramètre d’affichage/Mise en forme conditionnelle/ajouter (Ici notamment : Courrier reçu de Martin bidule)/ Police (Choisir couleur etc.)/Condition/Option avancé/Champ/Champs souvent utilisés/De/Sur Valeur, noter le nom choisi, ici c’est Martin bidule/Ok/Ok.
    Voilà J’espère vous avoir aiguillé.
    Bonne journée

    • iedwa

      Merci Daniella cela fait plusieurs semaines que je cherche la solution j’ai lu je ne sais combien de forum sur le sujet sans réponses! Et grâce à toi enfin cela fonctionne! Merciiiii t’es un génie pour les nuls comme moi

  • Kibald

    Effectivement, je ne savais pas qu’on pouvait le régler également à cet endroit là ! Cela fonctionne très bien.

    Je n’ai pas trouvé cette fonction exactement là ou vous l’indiquiez mais dans le menu Affichage/Affichage actuel/personnaliser l’affichage actuel/ Mise en forme automatique.

    Merci en tout cas,
    Bonne journée également !

  • Laurence J.

    Bonjour,
    J’utilise depuis longtemps cette possibilité mais je suis maintenant limitée.
    Je ne comprends pas pourquoi, je ne dois utiliser qu’une trentaine de règles par rapport à mes mails expédiés et la même quantité pour les mails reçus… Je n’ai même pas utilisé toutes les couleurs ! J’affecte une couleur pour tous les mails que je reçois ou que j’envoie à une société X.
    Comme je gère plusieurs adresses emails à l’aide d’un même compte, je souhaite créer une règle pour les messages « envoyés à » en notant directement l’adresse destinataire comme vous l’expliquez. Cela me permet de différencier les mails qui me sont adressé personnellement et ceux adressés à ma société via l’adresse générale.
    Immédiatement, le message « Impossible d’ajouter une règle de couleur car vous avez dépassé le nombre maximum de règles pour ce dossier » apparaît.
    Ai-je fait une erreur ? Puis-je ajouter d’autres couleurs par un autre biais?
    Merci de votre aide
    Laurence

  • lamberdiere bernard

    je n’arrive pas a souligner un mot de n’import quelle couleur le modèle dans (format du texte est bon mais a l’usage tout revient a 0 c’est un office 2007 et ce problème se produit donc sur Outlook
    merci